ПРИМЕНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ И ИХ ОБРАЗОВ ПРИ ОСУЩЕСТВЛЕНИИ ПУБЛИЧНЫХ ЗАКУПОК

Определив точно значения слов, вы избавите 

человечество от половины заблуждений.

               Рене Декарт, философ и математик

В двух частях. Часть 1

В порядке введения. Переход к использованию электронных документов и технологий в публичных закупках предопределил не только необходимость введения в нормотворческий, правоприменительный и научный оборот новых — «цифровых» понятий, но и потребность в их доктринальном толковании.  

Рассмотрим «цифровые» термины, применяемые в контрактной системе и «корпоративных» закупках, по-разному названные в законах, но имеющие, по нашему мнению, близкий или единый смысл.

Так, в контрактной системе извещение об осуществлении закупки состоит из двух частей:

- из информации, формируемой с использованием единой информационной системы (далее — ЕИС) путем заполнения экранных форм веб-интерфейса ЕИС (информация в «структурированном виде»);

- из информации и документов, сформированных заказчиком самостоятельно без использования ЕИС (сформированных не в «структурированном виде»), и которые включаются в извещение об осуществлении закупки путем приложения файла — электронного документа или образа бумажного документа. 

Как указано в п. 4 Положения о порядке формирования и размещения документов в ЕИС, документы, сформированные без использования ЕИС, размещаются в единой информационной системе в форме электронного документа или образа бумажного документа, объем каждого из которых не должен превышать 50 мегабайт, при этом:

а) если информация, содержащаяся в таких электронных документах и (или) образах, не соответствует информации, сформированной с использованием ЕИС, приоритет имеет информация, сформированная с использованием ЕИС;

б) такие электронные документы и образы должны иметь открытые форматы, обеспечивающие возможность просмотра всего документа либо его фрагмента средствами общедоступного программного обеспечения, и не должны быть зашифрованы или защищены средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с их содержимым без дополнительного программного обеспечения, которое требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем такого программного обеспечения, если оно предусматривает взимание платы.

Вместе с тем обратим внимание, что технологические средства официального сайта должны обеспечивать в том числе возможность поиска пользователями официального сайта текстовой информации и документов, размещенных на официальном сайте, по их реквизитам, наименованию, по фрагментам текста, за исключением возможности поиска текстовой информации в документах, сформированных в форме электронных образов бумажных документов.

Законом № 223-ФЗ установлен аналогичный контрактной системе порядок размещения в ЕИС информации и документов, а также порядок применение электронных документов. «Обмен между участником конкурентной закупки в электронной форме, заказчиком и оператором электронной площадки информацией… осуществляется на электронной площадке в форме электронных документов». 

В части размещения информации по Закону № 223-ФЗ действует Положение, утв. постановлением Правительства РФ от 10.09.2012 № 908 (далее — Положение ПП № 908).

В соответствии с п. 9 Положения ПП № 908 сведения, содержащиеся в документах, составленных с помощью средств, предусмотренных программно-аппаратным комплексом ЕИС, и сведения, содержащиеся в файле в формате, обеспечивающем возможность его сохранения на технических средствах пользователей и допускающем после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста (далее — электронный вид), или в файле с графическим образом оригинала документа (далее — графический вид), должны совпадать.

Кроме этого, понятие «графический вид» используется в других нормах Положения ПП РФ № 908, например: «Протоколы, составленные в ходе закупки, размещаются также в графическом виде», «Вместе с документом, содержащим сведения о договоре, представитель заказчика может разместить электронный вид такого договора и (или) его графический вид, другие документы в электронном и (или) в графическом виде, предусмотренные положением о закупке, размещенным в единой информационной системе».

При этом понятие графического вида по отношению к текстовым материалам законодательство РФ не дает. 

Рассмотрим «цифровые» дефиниции контрактной системы и «корпоративных» закупках, а также нормы, связанные с их применением (табл. 1).  

Примечание:

В законодательстве РФ нет единого толкования дефиниции «документ в электронном виде» 

В ряде судебных НПА под документом в электронном виде понимается электронный образ документа или электронный документ. То есть документ в электронном виде является общим понятием документа, который может быть выполнен в двух формах: в виде электронного документа либо электронного образа документа.

В законодательстве о закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц (корпоративных закупках) - как аналог электронного документа (Закон № 223-ФЗ): заказчик размещает электронные и (или) графические виды документов (ПП 908, п. 9, п. 40, п. 43)

В некоторых ведомственных НПА - как электронный образ документа, т.е. переведенная в электронную форму с помощью средств сканирования копия документа на бумажном носителе, или электронный документ. 

В отдельных документах, например ПП РФ от 08.06.2018 № 656 применяется термин документ в электронной форме (не в электронном виде) без приведения толкования понятия.

1. ПОНЯТИЯ ТЕРМИНОВ «ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ», «ЭЛЕКТРОННЫЙ ОБРАЗ ДОКУМЕНТА» В ЗАКОНЕ № 44-ФЗ 

Законодательство о контрактной системе не применяет обобщающего понятия «документ в электронном виде» и структура документации в электронном виде состоит из двух типов документов, см. рис. № 1. 

Таким образом, можно определить некоторые различия между понятиями «электронный документ» и «электронный образ документа» (табл. 2).

* При этом Трудовой кодекс РФ предусматривает, сканирование не является единственным способом формирования электронного образа документа - преобразование в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением реквизитов. (ТрК РФ ст. 22.3).

2. ПОНЯТИЯ ТЕРМИНОВ «ДОКУМЕНТ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ» И «ГРАФИЧЕСКИЙ ОБРАЗ ОРИГИНАЛА ДОКУМЕНТА (ГРАФИЧЕСКИЙ ВИД)» В ЗАКОНЕ № 223-ФЗ

Законодательство о корпоративных закупках также не применяет обобщающего понятия «документ в электронном виде» и структура документации в электронном виде состоит из двух типов документов, см. рис 2. Обратим внимание на то, что в контрактной системе и в «корпоративных» закупках применяются разные «цифровые» термины: «электронный документ» и «электронный образ документа» (Закон № 44-ФЗ и ПП № 60) и «документ в электронном виде» / «электронный документ» и «графический образ оригинала документа (графический вид)» (Закон № 223-ФЗ и Положение ПП № 908) Типы «цифровых» терминов в их взаимосвязи приведены в табл.  3. 

        Рис. 2. Структура документации в электронном виде, 223-ФЗ

Общее в применении указанных цифровых инструментов

1. И ПП № 60 (для контрактной системы), и Положение ПП № 908 (для «корпоративных» закупок) предусматривает формирование информации и документов для размещения в ЕИС как с использованием единой информационной системы (путем заполнения экранных форм веб-интерфейса ЕИС), так и без такового.

В контрактной системе: документы, сформированные без использования единой информационной системы, размещаются в ЕИС в форме электронного документа или образа бумажного документа.

В корпоративных закупках: сведения могут содержаться в документах, составленных с помощью средств, предусмотренных программно-аппаратным комплексом ЕИС, а также могут содержаться в файле в формате, обеспечивающем возможность его сохранения на технических средствах пользователей и допускающем после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста (далее — электронный вид), или в файле с графическим образом оригинала документа (далее — графический вид).

2. Приоритет функционала ЕИС. Информация, сформированная с использованием функционала ЕИС, имеет приоритет.

В контрактной системе: если информация, содержащаяся в таких электронных документах и (или) образах, не соответствует информации, сформированной с использованием ЕИС, приоритет имеет информация, сформированная с использованием единой информационной системы.

В корпоративных закупках сведения, содержащиеся в документах, составленных с помощью функционала ЕИС, и содержащиеся в файле в электронном виде или в графическом виде, должны совпадать, а в случае несовпадения приоритетными являются сведения, составленные с помощью функционала ЕИС.

3. Информация, формируемая без использования ЕИС, размещается в двух видах: в электронном виде или в электронном образе бумажного документа.

В контрактной системе: документы размещаются в ЕИС в форме электронного документа или образа бумажного документа.

В корпоративных закупках: сведения могут содержаться в файле в электронном виде или в файле с графическим образом оригинала документа (далее — графический вид).

4. Подписание электронных документов (документов в электронном виде) предусмотрено усиленной квалифицированной электронной подписью.

В контрактной системе предусмотрено использование усиленной квалифицированной электронной подписи (усиленная электронная подпись) для подписания электронных документов, предусмотренных Законом № 44-ФЗ.

Так же и в корпоративных закупках: информация и документы размещаются в ЕИС только после подписания документа, содержащего указанную информацию, усиленной квалифицированной электронной подписью лица, уполномоченного на размещение в ЕИС информации от имени заказчика.

5. Поиск фрагментов текста. В соответствии с правилами, регулирующими размещение цифровых документов, предусмотрен поиск и копирование фрагментов текста в документах, размещенных в электронном виде, и не предусмотрен поиск (копирование) фрагментов электронных (графических) образов. 

В контрактной системе: сведения, содержащиеся в файле в электронном виде, должны обеспечивать возможность поиска пользователями официального сайта текстовой информации по их реквизитам, наименованию, по фрагментам текста, за исключением возможности поиска текстовой информации в документах, сформированных в форме электронных образов бумажных документов. Отметим, что документы, сформированные без использования единой информационной системы, размещаются в ЕИС в форме электронного документа или образа бумажного документа, при этом такие электронные документы и образы должны иметь открытые форматы, обеспечивающие возможность просмотра всего документа либо его фрагмента средствами общедоступного программного обеспечения, и не должны быть зашифрованы или защищены средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с их содержимым без дополнительного программного обеспечения, которое требует заключения лицензионного или иного соглашения с правообладателем такого программного обеспечения, если оно предусматривает взимание платы.

В корпоративных закупках: сведения, содержащиеся в файле в формате, обеспечивающем возможность его сохранения на технических средствах пользователей и допускающем после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста (далее — электронный вид), или в файле с графическим образом оригинала документа (далее — графический вид).

Что понимается под документом в электронном виде в Законе № 223-ФЗ?

Постановление № 908 дает следующее толкование термина «электронный вид документа» — это сведения, содержащиеся в файле в формате, обеспечивающем возможность его сохранения на технических средствах пользователей и допускающем после сохранения возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста. 

Как указано в Законе об информации, электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Отсюда автором делается вывод, что термин, применяемый в «корпоративных» закупках (Положение ПП № 908) «документ в электронном виде» (см. рис. № 2) является правовым аналогом термину «электронный документ», применяемому в контрактной системе Законом № 44-ФЗ и ПП № 60.

Во второй части статьи будут рассмотрены закупки по Закону 223-ФЗ: можно ли графический вид документа формировать путем сканирования, отличия электронного образа и графического вида документа, вариативность применения документов в электронном виде, электронных образов и графических видов документов.

Использованы материалы СПС «Гарант», «КонсультантПлюс»

Автор: Г.Б. Добрецов

15.02.2025