Сроки хранения документов

Каждая организация обязана хранить бухгалтерские, налоговые, кадровые и прочие документы, участвующие в качестве делового оборота компании.

Сроки хранения одних и тех же документов могут отличаться. Так согласно нормативным актам может быть указан один срок, а по Налоговому Кодексу иной. Целесообразнее будет хранить документы сроку указанному большим количеством лет.

Налоговый учет.

Так по документам, подтверждающим получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для организаций и ИП срок хранения составляет 4 года. (Подпункт 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Налоговые регистры -5 лет после снятия задолженности. Налоговые регистры по НДФЛ, если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты:  50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года. (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236)

Первичные документы и отчетность хранят в течение сроков, которые указаны в правилах архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Бухгалтерский учет

Бухгалтерскую отчетность- всегда.

Учетную политику в течение пяти лет после года, в котором их в последний раз использовали для бухгалтерской отчетности (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Первичные учетные документы - 5 лет при условии проведения проверки; при разногласиях храните до принятия решения по делу. (ст. 29 Закона № 402-ФЗ, Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Документы о дебиторской и кредиторской задолженности и регистры бухгалтерского учета также 5 лет, а вот документы по недостаче-10 лет лет (после возмещения ущерба; в случае возбуждения уголовных дел храните до принятия решения по делу) (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Расчетно-платежные ведомости, расчетные листы на зарплату и другие выплаты- 6 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003г. (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236).

Также следует хранить акты проверок налоговых, трудовых и других контролирующих органов. Их следует хранить 5 лет.

А вот с кадровыми документами все гораздо сложнее. Их следует хранить 50 лет и 75 лет, если оформлены до 2003 года. Также это указано в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Договоры с контрагентами.

Договоры купли-продажи –их также следует хранить не менее 5лет. А вот Договоры залога и документы к ним -10 лет.

Отдельное внимание стоит уделить гражданско-правовым договорам и документам оформленным в соответствии с данным договором о выполнении работ или оказании услуг физлицами-50 лет – если документы оформлены начиная с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года.