Налогообложение сумм компенсаций дистанционным работникам

Дистанционные работники вправе рассчитывать на компенсацию за использование в работе своих компьютеров и ноутбуков, а также различных программных продуктов.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам. У компании должны быть копии документов, подтверждающих приобретение или аренду оборудования работником, а также копии документов, подтверждающие расходы, понесённые им при использовании их в служебных целях.

Согласно письму Минфина от 31 марта 2021 г. № 03-03-06/1/23415 не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

На основании положений подпункта 2 пункта 1 статьи 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды компенсационных выплат в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации, связанных, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей определены Трудовым кодексом Российской Федерации.

Компенсация –это возмещение работнику, понесенных затрат, связанных с исполнением им трудовых обязанностей.

Размеры компенсаций расходов, связанных с использованием ПО необходимо прописать в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Таким образом, суммы компенсаций расходов дистанционных работников, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.

А можно ли учесть данные расходы для целей налогообложения прибыли организаций? Можно, если они признаются обоснованными и документально подтвержденными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

При этом размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с использованием работником личного или арендованного оборудования.

Советуем, работодателям иметь копии документов, подтверждающих приобретение или аренду оборудования, также и подтверждающие расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях.