Сколько можно удержать у сотрудника за излишне отгулянный отпуск

Как посчитать сумму лишних отпускных

Чтобы определить сумму лишних отпускных, сначала посчитайте по формуле ниже, сколько лишних дней отгулял работник:

КДно= [КДо / 12 мес. × КМ]- = КДио,

где:КДно и КДио — количество дней отпуска, неотработанных и использованных

КДо — продолжительность очередного отпуска;

КМ — количество месяцев отработанных.

Если результат у вас вышел отрицательным, значит, сотрудник отгулял больше дней, чем заработал. Теперь нужно умножить число лишних дней отпуска на среднедневной заработок. Это и будет долг работника по отпускным. Если лишние дни накопились от нескольких отпусков, сумму долга придется считать отдельно по каждому отпуску. Так как по каждому году средний дневной заработок менялся.

Какие ограничения есть при удержании

При каждой выплате зарплаты удержать можно не более 20 процентов от суммы к выдаче на руки (ч. 1 ст. 138 ТК).

Компания вправе обратиться в суд, чтобы взыскать с работника остаток долга. Но успех не гарантирован.

В каких случаях неотработанные отпускные удержать нельзя

Закон запрещает удерживать неотработанные отпускные, если работник увольняется в связи:

— с ликвидацией компании или сокращением штата;

— отказом от перевода на другую работу по состоянию здоровья согласно медицинскому заключению (либо отсутствием в организации такой работы);

— восстановлением на работе прежнего сотрудника;

— призывом на военную службу, наступлением полной нетрудоспособности, стихийным бедствием;

— со сменой собственника.

Если ваш работник увольняется по какой-то другой причине, то это еще не показатель вашего успеха в данном деле. В законе есть и другие ограничения.

Верховный суд на стороне работников. Там полагают, что закон не содержит оснований взыскать с работника весь отпускной долг через суд (определения от 14.03.2014 № 19-КГ13-18 и от 05.02.2018 № 59-КГ17-19). Никаких противоправных действий сотрудник не совершал и компанию не обманывал. Он отгулял лишние дни отпуска либо по графику, либо по заявлению. В любом случае руководитель компании дал свое согласие. Ко всему прочему отпуск по графику вообще обязателен для сотрудника.

Есть и положительные решения областных судов. Однако, если дело дойдет до суда, судьи будут принимать решение с учетом позиции Верховного суда. Поэтому шансы выиграть спор невелики.

Самый надежный способ - договориться с работником о добровольном возврате денег.

Можно ли простить долг

Простить долг можно, но компания конечно при этом понесет бумажную волокиту. Конечно она будет гораздо меньшая, чем если она будет пытаться взыскать с сотрудника через суд. Также необходимо будет сделать корректировку по списанию задолженности по бухгалтерскому и налоговому учету.

В начале оформления процедуры прощения отпускного долга необходимо составить документ, в котором отразить желание обеих сторон по погашению задолженности. Можно оформить соглашение о прощении долга по отпускной переплате. Например, «…ООО освобождает сотрудника от возврата задолженности за … неотработанных дней отпуска в сумме …. Руб., возникшей в связи с его увольнением по п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ до окончания рабочего года, в счет которого он использовал ежегодный оплачиваемый отпуск…»

Что с НДФЛ и расходами в налоговом учете

Для работника «прощение долга» к материальным потерям не приведет — налог с его дохода в виде уже был удержан при выплате ему отпускных. Изменение статуса полученной суммы с отпускных на некий бонус от работодателя (прощение долга) влияния на налоговые обязательства по НДФЛ не оказывает.

У работодателя же ситуация с налогами немного по-другому складывается. В связи с двусторонним соглашением о прощении долга в отношении работника, придется пересчитывать налог на прибыль. При этом возникает необходимость исключить из расходов сумму неотработанных отпускных (п. 1 ст. 252, п. 49 ст. 270 НК РФ). Налоговики считают такие расходы экономически необоснованными (письмо УФНС по городу Москве от 30.06.2008 № 20-12/061148).

В отношении начисленных на сумму неотработанных отпускных страховых взносов необходимо отметить, что основания в их пересчете отсутствуют — они начислялись в рамках трудовых отношений. Правомерность их учета в составе налоговых расходов чиновниками Минфина не оспаривается (письмо от 23.04.2010 № 03-03-05/85).